Layanan virtual office mulai dilirik dan booming di kalangan pengusaha pemula dan pengusaha startup. Pengusaha mulai mempertimbangkan penggunaan virtual office sebagai kantor non fisik yang dapat memangkas budget operasional kantor sekitar 90-96% berupa biaya sewa gedung atau sewa kantor.
Virtual office selain memiliki banyak keunggulan yang menguntungkan pengusaha, namun memiliki kelemahan yang perlu diantisipasi pengusaha. Meski kerugian yang ditimbulkan dari penggunaan virtual office bukan dalam hal materi jumlah besar, pengusaha perlu mengantisipasi kelemahan virtual office.
Konsep Virtual Office
Virtual office merupakan aplikasi komersial yang pertama kali digagas oleh Ralph Gregory pada tahun 1994 di Colorado, Amerika Serikat. Gregory mengenalkan virtual office sebagai konsep dimana seorang pekerja tidak harus datang secara fisik ke kantor untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.
Melalui sambungan internet, para pekerja dapat saling terhubung berkomunikasi dan berkoordinasi dimanapun mereka berada meski tidak berada di dalam kantor. Pergeseran konsep yang memandang karyawan sebagai aset penting perusahaan bukan lagi fisik kantor membuat virtual office semakin dilirik.
Dalam kondisi pandemi konsep virtual office semakin masif dan dikenal luas sebagai solusi bagi perusahaan untuk memangkas biaya sewa gedung. Pengusaha pemula maupun startup cenderung memilih virtual office sebagai modal awal membangun usaha dengan budget terbatas.
Kelemahan Layanan Virtual Office
Dibalik keunggulan yang dimiliki virtual office, ada beberapa kelemahan atau kerugian yang mungkin dialami perusahaan sebagai user atau pengguna. Kelemahan virtual office tersebut antara lain:
1. Kurang Bonding Antar Karyawan
Pertemuan antar karyawan maupun karyawan dalam satu tim yang tidak intens menyebabkan komunikasi yang tidak lancar. Kemungkinan yang terjadi karyawan hanya saling terhubung dalam hal profesionalitas kerja, kurang akrab dan kurang saling mengenal.
Untuk mengatasi dan mengantisipasi kemungkinan tidak lancarnya komunikasi antar karyawan dapat dengan sering membuat forum diskusi atau event bersama seluruh karyawan untuk mempererat bonding karyawan agar produktivitas kerja dapat meningkat.
2. Anggapan Produktivitas Karyawan Menurun
Karyawan yang mobile dan tidak sering ke kantor atau masuk kantor mungkin dianggap tidak kerja, karena aktivitas kerjanya yang tidak kelihatan oleh rekan kerja atau atasannya, sehingga muncul anggapan bekerja di virtual office akan menurunkan produktivitas.
Namun, hal tersebut tidak selalu terjadi di virtual office, atasan yang mampu mengarahkan dan membimbing tim dengan baik tidak akan menurunkan produktivitas kerja karyawan virtual office.
Kemampuan dan kecakapan atasan diperlukan untuk bisa mengontrol dan memotivasi semangat karyawan untuk tetap berprestasi dan berkontribusi memajukan perusahaan.
3. Keamanan dan Privasi Perusahaan
Sebelum memutuskan menyewa virtual office, ada baiknya untuk mengetahui jaminan keamanan dan kerahasian perusahaan yang akan dipegang dan dikendalikan oleh pihak virtual office. Jaminan data dan dokumen rahasia perusahaan harus dijaga dengan baik oleh pengelola.
Pengelola virtual office yang memberikan jaminan kerahasiaan akan membuat perusahaan sebagai user atau klien akan merasa aman dan nyaman.
Rekomendasi Virtual Office Profesional di Jakarta
Sejak tahun 2015, Pri Office berhasil mengembangkan dan menjalankan usaha di bidang layanan virtual office. Melalui website https://www.prioffice.com/ Anda akan langsung terhubung dengan penyedia virtual office terpercaya dan profesional di Jakarta.